Bienvenidos A Trend&Topic

Aquí encontraras contenido de valor relacionado con la Cultura de Organización de Eventos. Descubrirás información sobre Herramientas, Estrategia, Tendencias, Tecnología, Innovación y por supuesto todas las ideas creativas que al final, marcan la diferencia y hacen de tu evento toda una experiencia de Relacionamiento.

Conoce las experiencias, anécdotas y mejores prácticas que Michel Wolhmuth y Juan Carlos Lozano te comparten para generar negocios relacionando personas a través de eventos exitosos.

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La pasión equilibrada es el mejor motor para un Meeting Planner

Seguramente para muchos sonará como un cliché el tema de la pasión, pero es un factor que definitivamente no podemos olvidar para lograr plasmar ideas creativas al momento de planear y producir eventos. Si no hay pasión, no hay nada. No importa que tan talentoso seas o cuanta preparación académica tengas; si te falta ese empuje,inevitablemente se notará en los resultados de tu trabajo en cualquier sector. Y es que la pasión no es abstracta, realmente es un sentimiento y una emoción que te permite alcanzar metas, concretar proyectos complejos, avanzar a pesar de cualquier adversidad y enfocarte firmemente en tus objetivos.

No es ningún secreto que la organización de eventos es una profesión que requiere de altos niveles de energía; estás en contacto constante con proveedores, clientes, colaboradores, speakers, artistas diversos; además es un rubro que te invita y te exige que viajes, que descubras fascinantes lugares, exóticas culturas, deliciosa comida, interesantes personas, etc.  Definitivamente necesitas una carga alta de entusiasmo para lograr el éxito y saber transmitir de manera emotiva mensajes importantes a diversas audiencias. Por supuesto hay días difíciles y no todo es diversión, hay días llenos de problemas, pero tienes que mantener el ánimo positivo para poder resolver y avanzar. Considero que lo que todos los organizadores de eventos tenemos en común es la emoción que nos genera la producción exitosa de un evento y la reacción placentera de la audiencia y de nuestrosclientes.

Es importante tomar en cuenta que podemos ser más vulnerables cuando amamos lo que hacemos ya que más que negocio lo podemos percibir como una oportunidad de efectuar nuestros hobbies. La pasión es maravillosa y es el mejor motor que podemos tener para sobresalir, sin embargo, el exceso de este sentimiento aunada a la falta de estrategia comercial puede ser la causa del fracaso por lo que te sugiero mantener la objetividad en todo momento, apoyarte de un equipo interdisciplinario, inclusive de asesores externos que te ayuden a equilibrar el sentimiento y la razón.

Hacer lo que te apasiona tiene la virtud de que todo lorelacionado con ese proyecto lo ejecutes con gusto, con motivación, con ganas de mejorar; si le dedicasmás tiempo, no te pesa y los resultados pueden ser extraordinarios. Si además, la pasión por tutrabajo, te genera ingresos para vivir y alimentar a tu familia, resulta algo maravilloso y enriquecedor.

Cuando la pasión se combina con el compromiso, el fruto es genial ya que puedes materializar, ver, sentir, escuchar, tocar e interactuar con lo que en un inicio sólo eran ideas. Hacer realidad un concepto requiere de tiempo, ganas, fervoresfuerzo constancia,automotivación, determinación y, por supuesto: pasión.

Walt Disney hablaba de: “soñar, creer, atreverse y hacer; son los cuatro principios bajo los que se regía su empresa, mismos que ayudaron a crear ese enorme y magnífico emporio que hace vibrar pequeños y adultos día a día. Es uno de los tantos ejemplos de personas apasionadas de gran visión que creyeron en ellos mismos, que no se autolimitaron y más bien se dedicaron de manera disciplinada y tenaza trabajar, construir y dar formas concretas a elementos que antes no existían, a concebir lo que para muchos otros era simplemente inimaginable.

Es muy placentero sentir emoción; pero es indispensable conjugarla con responsabilidad; es clave identificar si tus ideas son realizables; en materia de negocios, tienes que ser cuidadoso y apoyarte enmodelos de negocio y planes estratégicos, ya estructurados y establecidos, que te ayudarán a organizar y ejecutartus ideasConsidero que el gran reto de los creativos en el mundo del marketing y de la organización de eventos es que logremos aterrizar aquellas ideas únicas, que salen en momentos de inspiración; todo es posible mientras mantengas los pies en la tierra, no dejes que tu ego te supere y no te desenfoques de tus objetivos. Ayuda muchísimo poner las pequeñas, medianas y las grandes ideas en papel, en timelines con fechas de entrega y personas responsables; de lo contrario pueden quedar abstractas y en el aire.

Es esencial ser autocrítico y poder reconocer que no todo el tiempo tenemos la razón, al igual que estar dispuesto a trabajar en equipo, a escuchar a los demás, inclusive a contratar asesores externos que vean tu negocio creativo con mucha más objetividad;esto ayudará a que la pasión que sientes por algo no sea la causa que te lleve al fracaso o a un decrecimiento profesional y desmotivación personal. La pasión bien encaminada puede ser tu mejor aliada, aprende a dirigirla y a enfocarla hacia lo positivo, a equilibrar en todo momento mente y corazón para que los resultados en tu negocio, como los beneficios para tus clientes, empleados y proveedores sean aún mejores.

Por Michel Wohlmuth

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RETOS DE LA HOSPITALIDAD EN LA INDUSTRIA DE REUNIONES

La hospitalidad es parte intrínseca de la organización de eventos como: convenciones, congresos o viajes de incentivo. La Secretaría de Turismo dio a conocer que México está en el sexto lugar de la lista de países con el mayor número de visitantes extranjeros, de acuerdo a la Organización Mundial de Turismo (OMT). El turismo sin duda es uno de los sectores más dinámicos en materia económica en el mundo, por los niveles de inversión, la generación de empleo y por ser un motor de desarrollo regional en los destinos turísticos.

Se considera que contribuye directamente con el 10% del Producto Interno Bruto (PIB) mundial y genera uno de cada diez empleos. La Organización Mundial del Turismo (OMT) estima que, en el año 2030 se alcanzará la cifra de mil 800 millones de turistas en el mundo.

Para la economía mexicana el turismo es una actividad relevante por sus beneficios como generador de empleos y porque se ha convertido en un factor de difusión de atractivos culturales y naturales en nuestro país.

La industria hotelera enfrenta un gran desafío de modernización, creciendo e innovando, pero no todos los hoteles en todos los destinos tienen las mismas necesidades. Poco a poco la modernización va llegando a este sector, por ejemplo, hoy  en muchos hoteles es posible realizar el check-in mediante una  App o módulos especiales en el lobby , lo cual es benéfico porque agiliza el proceso y ahorra tiempo. Otro ejemplo son las pantallas de televisión en los cuartos. Hace años eran pocos lo hoteles que contaban con pantallas, y los que lo tenían representaban cierto lujo. Hoy con el apagón analógico se volvió una necesidad y obligación para que todos los hoteles migraran a esta tecnología.

Hay dos grandes retos que afronta la hospitalidad: el primero es la velocidad de los avances tecnológicos y la integración de los mismos a la industria. Si los hoteles invirten en tecnología, deben de  asegurarse de que es lo suficientemente nueva para que llame la atención y no hagan un gasto que al final no los va a beneficiar. El segundo reto consiste en saber aprovechar el big data. Actualmente los hoteles pueden recolectar información de sus huéspedes, y la oportunidad está en analizarla para anticipar su gustos y usos con el fin de generar valores agregados para ellos; por ejemplo: hay un huésped que es cliente frecuente de equis cadena;  el análisis del big data detectó que cada vez que ese cliente se hospeda a las 17 horas consume una cerveza con alimentos, por lo tanto, el  hotel podría generar una promoción entre las 17 y 18 horas sólo para esa persona. Esto es evolución y  ejemplifica el uso correcto del big data a favor del cliente.  Imagínate todo lo que se podría hacer con un análisis adecuado de la información que se genera.

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El uso de la geolocalización en los eventos corporativos

La geolocalización es una realidad y cada día son más las apps que hacen uso de ella para brindar mejores experiencias a los usuarios. La industria de reuniones utiliza esta tecnología de diversas formas, por ejemplo, hoy gracias a la geolocalización es más fácil llegar al recinto en el que se llevará a cabo una reunión, mide la distancia, te indica la situación del tránsito en tiempo real, así como el tiempo que tardarás en llegar al lugar. Todo esto es posible incluso estando en otro país diferente al que radicas.

México no es un país que se caracterice por ser early adopter, es decir, no es un país en el que los consumidores prueben, utilicen y hagan propio el uso de alguna novedad -en este caso, la geolocalización- antes que en otro lugar; sin embargo, poco a poco esta tecnología está formando parte de nuestra vida. Actualmente, es un hecho que en un evento corporativo puedas ubicar quién es y dónde está cada uno de los asistentes por medio de una app, lo cual considero que es el mecanismo perfecto para generar relacionamiento.

Otra realidad de la geolocalización es que mediante una app móvil puedes identificar dónde están los salones o stands que te interesan. Te ubica en el mapa del lugar y te indica cuál es el trayecto más rápido para llegar al sitio de tu interés para así ahorrar tiempo y no caminar en vano, tomando en cuenta que hay eventos que se llevan a cabo en espacios demasiado grandes y duran varios días, por lo que esta tecnología optimiza la experiencia de los asistentes.

Paulatinamente, los usos de la geolocalización han ido aumentando y mejorando. Además, esta tecnología cuenta con diversas ramas como:

· Geo targeting: Según la localización del usuario, sus intereses y su comportamiento en internet, las empresas envían mensajes clave para lograr el call to action. Incluso, algunas redes sociales utilizan esta segmentación para programar sus servicios publicitarios.

· Geofencing: Es un sistema que delimita un espacio específico; cuando el usuario con su smartphone se ubica dentro de ese territorio, se realiza una acción como enviar correos, promociones, alertas o simplemente información de la empresa. Este sistema puede resultar útil para publicitar los servicios que ofrece una empresa previo a la realización de un evento, lo que generará que más personas se interesen.

· Tecnología Beacons: Funciona en espacios más reducidos, por ejemplo, el recinto donde se lleve a cabo un evento corporativo. Utiliza bluetooth o wifipara indicar descuentos y promociones que son válidas únicamente ese día y en ese espacio. Tiene diferentes usos, pero lo interesante es que se trata de un recurso que puedes emplear para innovar en la organización de eventos.

Probablemente, al ser algo no tan conocido en México, implementar la geolocalización en las reuniones que organizas tenga un costo elevado; sin embargo, vale la pena que inviertas en tecnología, ya que hacerlo garantiza evolucionar e innovar en el energético mundo de la organización de eventos corporativos.

Por Juan Carlos Lozano

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La importancia de un Happy Manager para un buen trabajo en equipo

La organización de eventos no es un arte de magia ni una ciencia exacta; es una disciplina que requiere de diversos elementos y esfuerzos para que el resultado sea el esperado. Sin duda, el triunfo o fracaso de una reunión corporativa depende del trabajo colaborativo.

Cuando un equipo de trabajo es liderado por un happy manager, es decir un dirigente que tiene a su cargo a un equipo de trabajo y que se caracteriza por su entusiasmo, proactividad y apertura para escuchar las ideas de sus colaboradores;  su buena actitud logra permear en los demás y genera la unión de cada individuo para alcanzar un objetivo común: el éxito del evento.

A pesar de lo anterior, existen aún un gran número de personas que creen que con el simple hecho de realizar bien su trabajo, de manera individual, es más que suficiente; la realidad es que, en el sector de la organización de eventos,  y me atrevería a afirmar que en todos los giros; no es suficiente el esfuerzo individual, es la suma de los talentos, habilidades y capacidades de todos los integrantes lo que verdaderamente enriquece y fomenta una cultura proactiva.

La falta de colaboración definitivamente representa un riesgo para la producción de un evento; es necesario que exista comunicación y cooperación entre cliente y agencia, y entre agencia, cada uno de los proveedores y colaboradores involucrados.

Considero que exiten dos tipos de líderes: los líderes con apertura, que escuchan y unen esfuerzos con el personal a su cargo y que, además, influyen en la manera de actuar del personal, buscan  dirigir las acciones hacia el logro de resultados. Por otro lado están los líderes autoritarios, que únicamente saben dar ódenes, regañan todo el tiempo al personal y carecen de una estrategia para lograr la unión laboral. La personalidad de cada líder se ve reflejada en el día a día y en los logros o errores de la parte de planeación y ejecución de cualquier proceso.

Un Happy Manager requiere ciertas habilidades como: habilidad para solucionar problemas, creatividad, proactividad, asertividad, actitud positiva, honestidad y, sobre todo, voluntad para lograr empatizar con el personal, para así, transmitir su filosofía de trabajo, compartir de manera adecuada los objetivos y estrategias y, sobre todo, tiene que tener la cualidad de poder contagiar el entusiasmo por desarrollar cualquier proyecto, en este caso eventos.

Cuando las personas no se sienten cómodas con su líder, hay mucha rotación de personal, desánimo en la realización de actividades, falta de iniciativa y de compromiso para resolver todo lo que un evento requiere porque, como sabes, en esta industria lo inesperado está a la órden del día y si no hay una buena direeción del personal y una excelente comunicación y colaboración es muy probable que los resultados no sean los esperados y que el evento fracase de manera general o en algún aspecto.

Es muy agradable desempeñarte y desenvolverte en un lugar de trabajo en el que el ambiente es de unión y entusiasmo; las personas tienen ganas de levatarse, de trabajar, de innovar, de proponer , de colaborar con los demás, de ayudar y de esforzarse, lo que se traduce en eventos exitosos.

EL Happy Manager tiene como reto elevar la calidad de vida delde su equipo así como de los asistentes al evento, y con eso impactar de manera positiva en la sociedad. Lo que hará feliz al equipo de trabajo es sentirse que es valioso.

Ten presente que un evento exitoso es el resultado de la suma de un happy manager y de un auténtico trabajo en equipo.

Por Michel Wohlmuth

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7 ELEMENTOS ESENCIALES EN UNA APP

En los últimos años el uso de apps ha dejado de ser una novedad y se ha convertido en un apoyo cada vez más indispensable en los grandes eventos corporativos. La principal función de esta tecnología en una expo o congreso es facilitar la transmisión de información antes, durante y después de cada evento.

A pesar de que no es un tema nuevo, no todas las apps que existen resultan útiles para facilitar la logística y hacer más interesante la experiencia de los asistentes a un evento, ya que carecen de elementos esenciales como:

  1. Información  clara: es esencial que se visualice claramente la agenda del evento, así como datos interesantes  e información profesional sobre los speakers. Si se trata de una expo es indispensable que brinde información y datos de contacto sobre  los expositores, así como detalles de los servicioss o productos que ofrecen.
  2. Integración del código QR o número de confirmación para lograr un acceso sencillo y dinámico.
  3. Push Notification, una buena aplicación debe ser capaz de enviar notificaciones en tiempo real sobre promociones o cambios en el itinerario para que los usuarios se enteren de forma inmediata y así evitar confusiones, agilizando procesos.
  4. Link del website de la o las empresas. Si los usuarios están interesados en alguna compañía pero la búsqueda de información resulta complicada, los asistentes perderán interés, es por eso la importancia de que la app pueda direccionarlos con un solo click.
  5. Otro elemento indispensable en este tipo de aplicaciones es que faciliten el relacionamiento; por ejemplo, “Aproach Events” te brinda la ubicación del evento en el mapa de la ciudad; además de que, estando en el lugar, la app permite generar vínculos entre los asistentes y los expositores o patrocinadores de una forma bastante interesante. Puedes revisar quién es cada persona, en dónde trabaja y qué puesto desempeña; así, después de identificar a las personas con quien te interese relacionarte, es posible contactarlos mediante un mensaje privado.
  6. Difusión de contenido mediante una carpeta en donde los  usuarios puedan compartir contenido como fotos del evento y que, mediante autorización previa, pueda ser visualizado por los demás usuarios.
  7. Seguridad, si la app contiene datos personales de los usuarios, dicha información debe estar protegida y únicamente podrá ser compartida si cada usuario lo autoriza. Parece sencillo, pero es un tema delicado que requiere de especial atención y cuidado.

Son muchas las bondades que una app para eventos puede brindar, es importante cuidar cada detalle para que cumpla con los objetivos de su creación.

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¿Cómo superar los miedos para lograr un relacionamiento efectivo?

El miedo es una emoción que te paraliza y no te permite vivir. Son muchas las personas que se ven afectadas y limitadas por esta razónDurante el proceso de relacionamientomuchos hombres y mujeres se enfrentan al miedo en cada reunión, no conviven, no interactúan, o en casos extremos es tanto el temor y la pena a vincularse con otras personas, que dejan de asistir a reuniones corporativas.

Las personas que son seguras de sí mismas y bastante desenvueltas no podrán creerlo, pero es una realidad que afortunadamente tiene solución; si enfrentas este problema y consideras que está fuera de tu alcance solucionarlo, tesugiero acudir con un especialista ya sea un coach empresarial o un psicólogo, quien te ayudará a superar la timidez y el miedo excesivo.

En la mayoría de los casos el origen del problema es el miedo a ser rechazado o ignorado, para eso compartiré contigo algunos tips que te ayudarán a superarlo:

1. Reconoce tu miedo: es importante que identifiques quées lo que te preocupa para que te ocupes en resolverlo.
2. No te aísles: dejar de convivir con los demás hará que pierdas todas las herramientas que tienes para relacionarte.
3. Se tú mismo: cada persona es diferente, comienza por reconocer tus fortalezas y así explotarlas. Realiza un análisis personal para identificarlas.
4. No te paralices: permitir que el miedo te domine es el peor error. Si sabes de qué tema se hablará en alguna reunión, prepárate, el dominio del mismo te dará seguridad. Comienza escuchando y, cuando sea prudente y te sientas preparado, externa tu punto de vista.
5. Piensa antes de actuar: en un evento todos pasamos desapercibidos hasta que hacemos algo para darnos a notar. Preséntate con seguridad y formula preguntas bien estructuradas, así como comentarios bien fundamentados.
6. Evita comentarios negativos: a las personas no les entusiasma relacionarse con personas que sólo ven lo malo de cada situación; con esto no quiero que pienses que todo o todos te deben de agradar, pero te sugiero ver lo bueno y tratar de empatizar con tus interlocutores.

Finalmente como es comúnmente dicho: “La práctica hace al maestro”, así que te sugiero que apliques estas acciones y pronto notarás que tu miedo al relacionamiento habrá disminuido o incluso desaparecido.

Por Michel Wohlmuth

 

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Éxito, sinónimo de capacitación

Actualmente es imperativa la capacitación constante en cualquier profesión, y la nuestra no es la excepción. Son diversas las opciones que existen para hacerlo, puede ser mediante: un postgrado, curso, diplomado, webinar, una conferencia e incluso mediante un libro.

En México el estudio sobre la organización de eventos es relativamente reciente, por lo que son contadas las universidades, instituciones y empresas que enseñan sobre el tema. Existen algunas que ofrecen cursos, talleres o  diplomados; te  aconsejo que seas cuidadoso ya que, al ser algo relativamente novedoso en el país, no todas son lo suficientemente profesionales como para adoctrinar sobre la industria de reuniones.

Un estudio publicado en Forbes México, indica que cada año se genera un gasto aproximado de 75,000 millones de pesos y cerca de 15 mil empleos directos e indirectos vinculados a la organización de eventos; estoy seguro que esta cifra será mayor cada año ya que el sector  muestra un crecimiento exponencial.

Otra alternativa es estudiar en el extranjero, por ejemplo España o Estados Unidos tienen mucha experiencia en programas de capacitación y especialización en la industria de reuniones; si tienes la oportunidad de asistir físicamente es una buena opción; de lo contrario, puedes hacerlo vía digital a través de los webinars que ofrecen empresas en diversas partes del mundo y gracias a la tecnología puedes ser parte activa en ellos y recibir los certificados y reconocimientos correspondientes.

Nosotros, los meeting planners no podemos dejar de actualizarnos y conocer las diferencias y requerimientos de cada tipo de evento. Existen postgrados sobre diferentes asignaturas que  complementan y profundizan en otras disciplinas que van de la mano con la de gestión de eventos como: Marketing, Tecnología, Relaciones Institucionales, Hotelería y Turismo, Recursos Humanos, entre otras. La Universidad Anáhuac, en la Ciudad de México, ofrece la maestría en Dirección de Empresas de Entretenimiento, y la Universidad UP imparte la maestría en Relaciones Públicas y Organización de Eventos, considerarlas es una excelente opción. Asimismo las asociaciones relacionadas a la industria, brindan cursos frecuentemente.

Las reuniones corporativas son consideradas como herramientas de marketing estratégico por las empresas, por lo que tener una especialidad logra que, eventualmente, mejores en tu desempeño profesional y de esta forma tus ingresos incrementen.

Un programa de especialización dirigido a los involucrados en la industria de reuniones te brinda herramientas útiles para la planificación y ejecución de eventos, además de ofrecerte una educación crítica en la construcción de marca y comunicación. Este conjunto de habilidades resultan de gran ayuda para mejorar en el campo altamente variable de gestión de eventos.

Algunas personas después de capacitarse por varios años y adquirir suficiente experiencia desempeñándose como empleados, deciden abrir su propia empresa de organización de eventos; si ese es tu objetivo, antes de emprender te sugiero aprender, tanto como te sea posible; y en el camino la experiencia y obviamente el proceso de “prueba y error” te harán más fuerte, más seguro de ti sismo y más exitoso.

Por Juan Carlos Lozano.

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De la “juntitis” a las reuniones efectivas

No cabe duda que las juntas corporativas son necesarias, pero en ocasiones los directivos o encargados del área padecen de lo que coloquialmente conocemos como “juntitis”, término que se refiere a la exageración injustificada de reuniones a lo largo de la semana e incluso del día, lo que ocasiona que los asistentes pierdan demasiado tiempo y enfoque, síntomas que dificultan que se concreten acuerdos o planes de acción efectivos.

Existen múltiples factores que perjudican el éxito de de las reuniones laborales; principalmente las interrupciones constantes, por lo que para liderar positivamente asegúrate de tener una agenda pre establecida y tratar todos los puntos por prioridades y dejar para el  final el feedback.

Otros elementos que pueden llegar a dañar el resultado son la impuntualidad de los asistentes, el abuso de tiempo invertido en el brainstorming, los comentarios poco relacionados con los temas a tratar que te pueden consumir minutos o hasta horas de pláticas sin sentido para la ocasión y el gran desafío de la distracción generada por los dispositivos digitales personales.

Un estudio realizado por la revista Harvard Business Review reveló que el 67% de los encuentros ejecutivos son considerados improductivos por los participantes y que dichas reuniones ocupan más del 15% del tiempo de su jornada laboral.

Por lo anterior te daré 6 valiosos consejos para que tus juntas sean productivas:

  1. Comienza puntualmente: Retrasar las reuniones representa una pérdida de tiempo y ocasiona un declive económico en la empresa o negocio aunado a un mal ejemplo. En lo personal, creo que los castigos no funcionan; así que es mejor incentivar a tu personal en el tema de la puntualidad en general.
  1. Establece una estructura: Vale la pena que diseñes un meticuloso y dinámico plan que rija los encuentros corporativos de forma ordenada; depende de tu estilo de trabajo si te funciona tener la computadora con formatos digitales o inclusive proyectados en pantalla o si prefieres apoyarte de métodos tradicionales,  no por ello menos efectivos, como el uso de papel, lápices, plumones, gises, pizarrones de diversos tipos o cualquier forma creativa de comunicación sin perder la importancia de lo que significa un proceso.
  1. Plantea un objetivo claro:  Sé conciso; asegúrate de describir claramente los temas a tratar y las metas a lograr en ese lapso de tiempo; es vergonzoso, pero se ha comprobado que en muchas juntas los asistentes no tienen idea para que han sido convocados y muchas veces salen igual de confundidos que cuando entraron. Lo tienes que evitar a toda costa.
  1. Esconde los celulares: Te recomiendo designar un espacio en la sala de juntas para que los participantes dejen en silencio y de manera segura sus dispositivos móviles y evites así interrupciones y distracciones innecesarias como juegos, videos, o pláticas personales.
  1. Mide los tiempos de cada junta:  Promueve reuniones cortas; hacerlas demasiado extensas ocasiona que los participantes se cansen y se dispersen. Hay formas creativas de lograrlo, como por ejemplo utilizar un reloj de arena para asignar tiempos definidos a cada persona o una alarma que inclusive puede tener un tono musical agradable para mejorar el mood de la ocasión. Probablemente habrás escuchado que existen empresas que adoptan la metodología daily standup meeting, la cual consiste en una reunión diaria en donde todos los participantes están de pie y como máximo dura 15 minutos; cada empleado tiene tres interrogantes básicas: ¿Qué he hecho desde la última reunión?, ¿Qué voy a hacer a partir de este momento? y ¿Qué impedimentos tengo para cumplir mis compromisos?

Este tipo de juntas garantizan la eficacia, ya que por lo general, el estar de pie hace que las personas se concentren para evitar permanecer mucho en esa postura.

  1. Haz que la minuta sea obligada: Es fundamental documentar los acuerdos que se establecieron, finalmente “papelito habla” y así evitarás muchos malos entendidos. Cada minuta tiene que tener nombre del responsable, descripción de la acción por realizar y fecha de entrega. Con esta estrategia lograrás medir la efectividad de cada uno de los encuentros.

La tecnología sigue impactando de manera significativa el mundo de las reuniones así como el proceso de relacionamiento de los participantes; una excelente opción son las juntas virtuales, pese a que son varios los que consideran que no tienen el mismo impacto que las presenciales, es un hecho que organizar reuniones de este tipo es un must en países que han logrado un alto grado de desarrollo humano e inclusive en las ciudades que de pronto parecen imposibles las reuniones personales.

Antes de que percibas que una junta perdió su rumbo te recomiendo que pongas en práctica las estrategias que te sugiero y ¡no pierdas más tiempo!, logra que las ideas que surgen en las reuniones realmente se lleven a la acción de manera exitosa.

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CERTIFICACIÓN, CLAVE PARA UN PLANNER

El concepto de certificación es probablemente uno de los más desconocidos en la industria de reuniones en México. Cada año se suman nuevas agencias y freelances que necesitan forzosamente diferenciarse de los demás y, como consecuencia de este fenómeno, han surgido diversos programas y acreditaciones.

A pesar de que la experiencia es la mejor manera de aprender sobre este negocio, creo firmemente que las certificaciones son elementales para que logremos elevar el nivel de la industria de reuniones en el país. Si buscas en internet, encontrarás innumerables cursos y certificaciones. Estar dispuesto a invertir tiempo y dinero para seguir aprendiendo demuestra a tus clientes que eres profesional, serio y responsable. Te recomiendo que elijas los programas con base en las metas y al ADN de tu negocio.

En los últimos 5 años en México ha habido un boom de certificaciones lideradas por diversas asociaciones de la industria de reuniones; también existen empresas privadas, medios de comunicación y universidades que ofrecen cursos teóricos, prácticos, interactivos y acreditaciones.

A continuación presento las certificaciones que según mi criterio son las más importantes a nivel internacional:

  • CMP “Certified Meeting Planner”: evalúa la competencia de los profesionales de reuniones y está avalado por el Events Industry Council (EIC),con más de 11,000 profesionales de reuniones en 55 países de todo el mundo. El CMP representa el estándar de excelencia en la industria actual de reuniones, convenciones y exhibiciones. (Lo ofrece MPI)
  • CMM “Certificate in Meeting Management” está estructurado para complementar la designación de CMP.  Se enfoca en cómo desarrollar iniciativas estratégicas y en toma de decisiones a nivel ejecutivo. Tiene como objetivo que adquieras las capacidades necesarias de asumir roles de liderazgo en la industria de reuniones.  . (Lo ofrece MPI)
  • CEM “Certified Event Manager Se creó por primera vez en 1975 para elevar los estándares profesionales en la industria de eventos. La designación del CEM acomoda objetivos de carrera a corto y largo plazo con educación que se puede adaptar para satisfacer necesidades e intereses específicos. ((Lo ofrece IAEE)

Por otro lado, han surgido certificaciones con un alto grado de especialización que vale la pena que consideres:

  • CES (Certificación en Eventos Sustentables): es el programa de certificación especializada en viajes motivacionales. (Lo ofrece SITE, Society for Incentive Travel Excellence)
  • CIS, Certified Incentive Specialist, es la certificación básica de la industria de reuniones a nivel mundial en el tema de viajes de incentivo. (Lo ofrece SITE, Society for Incentive Travel Excellence)
  • Healthcare Meeting Compliance Certificate: Está enfocado en enseñar sobre la regulaciones médicas y farmacéuticas. (Lo ofrece MPI)
  • Sustainable Meeting Professional Certificate: Es un curso intensivo que brinda herramientas para organizar eventos sustentables. (Lo ofrece MPI)
  • Increase you ROI: donde se aprende a incrementar el nivel de medición del retorno de inversión de los eventos. (Lo ofrece MPI)
  • Emergency Preparedness for meetings and events: en este curso se adquieren estrategias necesarias en caso de que surjan problemas o una crisis durante el evento. (Lo ofrece MPI)
  • Event Design Certificate: enfocado a la planeación y desarrollo de eventos. (Lo ofrece MPI)
  • Esperiential Event Series: es un curso práctico con expertos en la industria. (Lo ofrece MPI)
  • Veneu Sales Certificate Program: diseñado para descubrir herramientas de ventas poderosas para la venta de recintos. (Lo ofrece MPI)
  • Women in Leadership: enfocado a las mujeres que buscan ser altas ejecutivas en este sector. (Lo ofrece MPI)
  • Basics Boot Camp: es un curso intensivo para quienes quieren empezar a organizar eventos corporativos. (Lo ofrece MPI)
  • Meeting & Events at Sea Certificate: muestra los beneficios de realizar a cabo eventos en barcos y cruceros. (Lo ofrece MPI)

A nivel nacional también contamos con varias certificaciones dignas de reconocimiento internacional:

  • CMS Esta es la certificación más extendida en Latinoamérica (con más de 3,300 certificados) que cubre la información fundamental para quienes desean ingresar a la industria de ruuniones, o para los profesionales que quieren alcanzar estándares internacionales (Lo ofrece Meetings México, con respaldo de la Universidad Intercontinental
  • CEP “Certificate in Event Production”. El certificado se especializa en la producción y operación de eventos y espectáculos.

Otra parte importante para tener excelencia en la cadena del sector es que cada uno de los diversos proveedores esté certificad; de esta manera hay mayores probabilidades de que la producción resulte de primera calidad y el cliente quede satisfecho.

En conclusión, sin  importar el rol que desempeñes en esta retadora industria, la certificación y los programas de entrenamiento te ayudarán a posicionarte como un profesional comprometido con la excelencia que se requieren para cubrir y destacar, a pesar de los desafíos que se presenten en tu camino.

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ADIÓS AL JET LAG

Una de las causas que genera estrés son los viajes demasiado largos o con escalas, sin importar si se trata de negocios o de placer. Y qué decir del jet lag, seguramente lo has experimentado, ocurre cuando el reloj interno de tu cuerpo no está sincronizado con el huso horario del lugar que visitas. Se produce principalmente cuando volamos de oeste a este porque al viajar en esa dirección perdemos horas durante los cambios de tiempo cronométrico, y esto provoca que nuestro reloj biológico tenga un ciclo superior a 24 horas.

Pon en práctica los siguientes consejos para que dejes de sufrir al volar en avión.

  1. Adiós al alcohol

Es una realidad que a varias personas les genera miedo o demasiados nervios viajar en avión, por lo que optan por tomar bebidas alcohólicas. Si es tu caso, mucho ojo, no te excedas porque puedes lamentarlo. El alcohol en exceso causa deshidratación y te sentirás peor.

  1. Bebe mucha agua

Mantenerte hidratado, ayuda a que tu cuerpo resista con mayor facilidad el cambio de horario.

  1. Olvida el ayuno

Es importante que te alimentes sanamente y no te saltes ninguna comida, si lo haces, tu cuerpo tendrá una descompensación mayor.

  1. Accesorios

Si viajas de noche no dudes en utilizar audífonos noise reduction, antifaz, cojín para cuello y por qué no, una rica cobija. Recuerda que es importante que, aunque te cueste trabajo, tu horario de descanso sea acorde al del lugar que visitas. Todo lo anterior ayudará a que el sueño sea reparador y por lo tanto disminuya el estrés.

  1. Mantente en constante movimiento         

Durante el vuelo no dudes en caminar por el pasillo, hacerlo ayudará a que te sientas más tranquilo y que no te estreses con facilidad, inclusive existen ejercicios de estiramiento y yoga, especiales.

  1. Asegúrate de dormir en el momento correcto al llegar a tu destino

Te aconsejo que te programes física y mentalmente a dormir durante la noche una vez que llegues a tu destino; definitivamente el mayor reto es no dormir durante el día porque es probable que en tu horario original sea ya muy tarde; sin embargo, tienes que evitar a toda costa dormir antes de que se salgan las estrellas. Cambiar tu reloj de mano justo al momento de aterrizar te ayudará a medir y administrar mejor tus horas de sueño y de vigilia.

Si eres un meeting planner con una agenda llena de viajes, quizá para ti el estrés al trasladarte en avión, así como el jet lag es inevitable; requieres de un esfuerzo extra para acostumbrarte a volar por varias horas, así como al cambio de horario, por eso te recomiendo que tomes los consejos anteriores para que logres disminuir tus niveles de tensión y cansancio. ¡Disfruta tus viajes!

Juan Carlos Lozano, Meeting Planner